房地产集团有限公司公文处理办法第一章 总则
第一条 为加强__ 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作,提高公司内部沟通和外部联系的有效性,确保公文品质和公文处理规范,特制定本办法。
第;
(六) 结构层次序数,第一层为“一”,第二层“
(一) ”,第三层为“
1.”,第四层为“
(1) ”,结构层次序数可跳开但不能颠倒使用;
(七) 应当使用国家法定的计量单位;
(八) 文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称;
(九) 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十二条 拟制公文应使用公司统一的拟稿纸(见 1) 。
第二十三条 涉及其他部门会签或职权范围内的事项,主办部门应当主动与相关部门协商,取得一致意见后交综合管理部核稿;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理由,提出建设性意见,并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。
第二十四条 公文送负责人签发前,应当由综合管理部进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十五条 公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门及各分、子公司名义行文的公文,由所在单位负责人签发;以公司名义行文的公文,一般可由分管副总经理签发;涉及全局的综合性公文,由总经理签发;决策性的重要公文由董事长签发。经领导人签发的文稿,如必须改动,应报签发人同意。
第二十六条 签发后的公文原稿应送交综合管理部进行编号,并由综合管理部负责填写《发文登记簿》。
第二十七条 公文正式印制前,拟稿人应事先校对,再由综合管理部进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备, 材料是否齐全,格式是否统
一、规范等。
第二十 打印好的公文须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。急、密件要在信封上加盖急、密戳记。第六章 收文办理
第二十九条 收文办理是指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、,审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十条 收到分、子公司上报需要办理的公文,综合管理部应安排文秘进行审核。审核的重点是:是否应由公司部门办理;是否符合行文规则;涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十一条 公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后,对符合本办法规定的公文,再印盖收文章登记编号并粘贴《收文处理单》(见 2) ,及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。收文日期以收文当天日期为准。
第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回综合管理部并说明理由。
第三十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门和领导协调或裁定。
第三十四条 审阅公文时,对有具体请示事项的,主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期;没有请示事项的,签署表示已阅知。
第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,综合管理要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第三十六条 综合管理部在公文处理时要及时准确,事后落实和监督应到位,在公文流转过程中要注意保密和保管;文件处理完毕,要及时准确注办,包括领导批示和部门处理落实的意见。所有部门之间不得将收文横向传递,必须经综合管理部进行流转。第七章 公文归档
第三十七条 公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十 公司发文归档时,应保证文件不少于两份,便于备份查阅。
第三十九条 归档的外部收文应具有一定的指导意义或行业管理内容,与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。
第四十条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理,要保证归档公文的齐全、完整,便于保管和查找利用。公司内部制发公文的整理根据文种划分;外部收文在编号后,应根据收文类别分别进行登记。
第四十一条 联合办理的公文,原件由主办部门整理、归档,其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。
第四十二条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档,应将复印件归档。第八章 公文管理
第四十三条 公文由综合管理部统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。
第四十四条 公文翻印需经综合管理部负责人批准,绝密级和注明不准翻印的公文除外。
第四十五条 公文被撤销,视作自撤销之日起不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十六条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经综合管理部负责人批准,可以销毁。
第四十七条 部门或分、子公司合并时,全部公文应当随之合并管理。部门或分、子公司撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交综合管理部存档。员工调离工作岗位时,应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。第九章 附则
第四十 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第四十九条 本办法自印发之日起施行。